Другое

Как оформляется официальный документ сопроводительное письмо к

Как оформляется официальный документ сопроводительное письмо к

Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк


» Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  • список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  • получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.
  • Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.Данное письмо составляется в произвольной форме , однако нужно учесть некоторые моменты:

  1. Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  2. Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
  3. Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
  4. В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
  5. В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. описываются передаваемые бумаги;
  2. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  3. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  4. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  2. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  3. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  1. должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  2. реквизиты отправителя.

    Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;

  3. опись передаваемых бумаг;
  4. заключительная часть;
  5. данные адресата;
  6. обращение и вводная часть;
  7. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  8. информация об исполнителе.

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации.

Она не является обязательным требованием.Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам:Шаг 1.

Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.Шаг 2.

Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.Шаг 3.

Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:Шаг 4.

Составить опись. В ней указываем:

  1. количество листов;
  2. ее наименование и реквизиты;
  3. номер бумаги по порядку в перечне;
  4. количество экземпляров;
  5. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

Шаг 5.

Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. приобщить к материалам дела;
  2. рассмотреть в установленном порядке.
  3. подписать и возвратить отправителю;

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.Исполнитель указывается внизу листа.

Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»ООО «Идеальный контрагент»№ 124 от 28 октября 2021 г.Уважаемый Петр Петрович!Мнение экспертаМихайлов Игорь КонстантиновичКонсультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз.

на 9 листах.Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос. На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления.
На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления.

Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос. Например

«Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.»

.Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения.

Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В.

Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д.

3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.Название документа.

Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки.

Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например:

«На ваш запрос №39 от 25 августа 2021 года направляем …»

.Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба.

Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ.

Например:

  1. товарная накладная — 2 экз.
  2. спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
  3. счет-фактура — 1 экз.;
  4. счет на оплату — 1 экз.
  5. договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора.

Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся.

Значит, так и пишите:

«Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес»

.В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите.

Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».Подпись и контактные данные.

В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами.

Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел.

Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел.

8-950-00-00.Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы.

Обычно этим лицом является руководитель.Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии.

При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя.Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса.

Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель.Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки.

Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется.

Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И.

по ст. 218 ч.2 УК РФ».

Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов.

Например «Направляем 12 копий личных дел работников .После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И. Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше?

Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы.
Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Как это работает?

  1. а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».
  2. этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
  3. партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях.

Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям.

Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется».Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом.

Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату.Мнение экспертаМихайлов Игорь КонстантиновичКонсультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику.

Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата. Например

«Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2021 года»

.Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя.Сопроводительная записка может являться как самостоятельным документом, так и составленным в ответ на какой-то запрос о предоставлении документов. И в первом, и во втором случае сопроводительная записка играет роль письма-подтверждения отправки конкретных документов, а во втором случае еще и подтверждает исполнение запроса.Сопроводительная записка может быть как внутренним документом организации (в таком случае она будет носить более верное название служебной записки и не будет подлежать оформлению на фирменном бланке), так и документом, адресованным сторонней организации или физическому лицу.

Суть и содержание документа от этого не изменятся.Составляется сопроводительная записка:

  1. непосредственно исполнителем запроса (руководителем подразделения) в случае, если записка адресовано в другое подразделение организации.
  2. руководителем организации, главным бухгалтером или их заместителями в случае, если документы направляются в стороннюю организацию и если у заместителей есть такие полномочия;

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  2. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  3. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  4. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  5. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. передаваемые на бумаге.
  2. электронные;
  3. написанные вручную;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму.

Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней.

Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.Формулировка

«Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней»

вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать.

Окончательная фраза будет выглядеть примерно так:

«Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы»

. Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. верхнюю часть с реквизитами организации;
  2. поле с исходящим номером и датой;
  3. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  4. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  5. поле для текста письма и приложений;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.Заполненный пример в конце статьи!Лист А4 (пустой бланк)Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании)Исх.

№ от_______ Данные о получателе______________________________(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  • Документ 3.
  • Документ 1.
  • Документ 2.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату.

В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

  • Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.
  • Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
  • Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

  1. при подаче иска в арбитражный суд;
  2. при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
  3. при обращении в банк (в некоторых случаях).
  4. при уточнении налоговой декларации;

Разберём перечисленные пункты подробнее.В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. основная часть;
  2. обращение к получателю;
  3. перечень приложений;
  4. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • О подготовке годового отчета.
  • Предоставление статистических данных.

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:Тип формулировкиТип адресатаПредоставляемКак правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.НаправляемПрименимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделенияВысылаемИспользуется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентамДалее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .

    от…

  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  1. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  2. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.Мнение экспертаМихайлов Игорь КонстантиновичКонсультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права.

Имеет опыт в экспертизе документов.Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо.

Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.Структура такова:

  1. в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.
  2. в содержательной части следует обращение к адресату;
  3. ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
  4. затем – список приложений;
  5. наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;

Полный список реквизитов выглядит так:

  1. регистрационный номер письма;
  2. код организации;
  3. подпись;
  4. дата;
  5. отметки об исполнителе и наличии приложений.
  6. заголовок;
  7. справочные данные о фирме;
  8. наименование вашей организации (полное и сокращённое);
  9. ОГРН/ИНН;
  10. сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме.

Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!».

А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

  1. сообщение о направлении документов;
  2. просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

  1. «представляем Вам»;
  2. «высылаем Вам»;
  3. «направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер.

Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами.
Например:

  1. «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
  2. и т. д.
  3. «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
  4. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»;

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись.

Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС).

Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. некорректность содержания;
  2. стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.Второй тип ошибок связан с самими формулировками.Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к акту сверки;
  2. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  3. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  4. к кадровой документации.
  5. к коммерческому предложению;
  6. к документации в налоговую инспекцию;
  7. к исполнительной документации;
  8. к договору на подпись;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).

Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.Кому может быть полезна эта статья:

  1. работодателям, которые устали пересматривать сотни одинаковых резюме в поисках того самого бриллианта, идеально подходящего под задачи и коллектив.
  2. соискателям с большим опытом, которые хотят выделиться среди других претендентов на хорошую должность;
  3. молодым специалистам, которым пока почти нечего писать в резюме в части про опыт и места работы;
  4. тем, кто хочет получить работу в конкретном месте и считает, что идеально подходит, но не знает, как это показать;

Начну с того, что процитирую, слегка переиначив, свою же публикацию в Facebook, которая неожиданно для меня оказалась резонансной. Один мой друг, которого я знаю как отличного специалиста и надежного человека, решил написать сопроводительное письмо на вакансию 1С-программиста с большим опытом работы.Просмотр его резюме на HH.ru с многочисленными типовыми формулировками навевал скуку — выхолощенный сухой текст, который вообще не про человека, а про унылую безынициативную функцию.

Как это исправить? Как «оживить», «окреативить», если угодно, придать шарма резюме, чтобы оно соответствовало написавшему его человеку?Мы сели и поговорили, провели краткое интервью, выяснили ключевые моменты его деятельности, его желания, интересные результаты в работе, особенности характера и преимущества. Так появилось сопроводительное письмо, которое впоследствии попало в «яблочко»: первый же отклик на вакансию привел к собеседованию и предложению о работе в крупной компании. Вот это конверсия!В конце своей публикации на Facebook я призвал всех желающих увидеть чудодейственное сопроводительное письмо написать в «личку» — от желающих не было отбоя!

Разумеется, не обошлось и без дискуссий в комментариях.Сейчас, оценивая тот случай и разговор с профессионалами из IT-индустрии, я укрепился в мысли, что и поиске работы, и при поиске сотрудников, наличие сопроводительного письма — однозначный плюс.

Хотя я встретил и противников этого формата.Для тех же, кто нашел этот вариант приемлемым, предлагаю такой порядок действий.

  • Запишите интервью на диктофон.
  • Напишите письмо и перечитайте его вслух, как если бы вы рассказывали все это на собеседовании.
  • Попросите своего друга или коллегу составить перечень вопросов (примерную структуру письма и примеры того, что можно в нем отразить, легко найти путем простых запросов в поисковике).
  • Расшифруйте запись.
  • Выделите мотивационные тезисы и удачные формулировки.

Поиск работы — это лишь пример, а правда такова, что сопроводительное письмо — это «лакмус» и для оценки стартапов, и для коммерческих предложений и так далее.Без понятного, доброжелательного и убедительного объяснения, почему стоит посмотреть вашу презентацию или оценить продукт, высока вероятность, что адресат сэкономит свое время и просто не откроет письмо.Прочтение типовых писем и предложений — это рутинная и не самая увлекательная работа, так что умейте обратить на себя внимание, владейте словом. Все мы — продавцы собственных профессиональных навыков. От того, насколько удачно человек умеет преподнести свои компетенции, зависит результат.Те же, кто не может «продать» себя, оказываются на обочине.

Это не меркантильный подход, а всего лишь горькая правда. Бизнес руководствуется своими суровыми законами — примите этот кодекс. При этом вовсе не обязательно переигрывать с лексикой — даже самое простое по стилистике письмо покажет заинтересованность работника и даст фору в сравнении с теми, кто не удосужился его написать.Порой сопроводительное письмо — реальная потребность пояснить резюме: например, если вы обращаетесь в компанию без актуальных вакансий, но вам близко то, как работает компания, и вы рассчитываете на вакансию в перспективе.Либо если присутствуют ремарки по бытовым, рабочим и финансовым вопросам (готовность к переезду, желание поменять сферу деятельности, отсутствие опыта, готовность работать по нестандартному графику).

Письмо должно быть кратким, его объем не должен превышать 1,5 тысячи символов.Сопроводительное письмо — это также хороший способ облагородить резюме, в краткой форме резюмировать свои умения, опыт, намерения и ожидания. Бесценный инструмент для молодых специалистов, которые не имеют возможности лихо щегольнуть десятком проектов в портфолио.

Но важно не увлекаться и не повторять то, что уже написано в резюме.Работодатель ищет не просто исполнительного сотрудника, но в идеале — перспективного, ставящего перед собой высокие цели.

Эпистолярный жанр позволяет вдумчиво и открыто рассказать о себе. Иногда откровенность и горящие глаза важнее пары десятков лет «опыта» ваших конкурентов. Пишите не о том, что вы хотите получить от компании, а о том, что готовы сделать для нее.

И будьте честны, ведь обман быстро проявится — если не на собеседовании, то в работе.Вполне возможно, что в будущем, когда в рабочие процессы активно вовлекутся роботы-сканеры с искусственным интеллектом, сопроводительное письмо будет бессмысленно, а все резюме (и социальные сети впридачу) будут сканироваться автоматически и выбираться самое качественное по формальным признакам.Но пока мы живем в мире людей, где все происходит немного иначе, и личностный подход может дать существенный результат.

Из личного опыта: в истории моей компании Sportsoft было уже несколько случаев, когда человек с примечательным и честным сопроводительным письмом приглашался сначала на встречу, а затем на работу, даже несмотря на отсутствие вакансий. Мы ценим индивидуальность и хотим, чтобы с нами работали ответственные, креативные, смелые люди, у которых есть чему поучиться. Так проявляется высокий человеческий потенциал и профессиональный уровень соискателя: не просто отозваться на вакансию шаблонным текстом, а проявить инициативу и убедить даже не нуждающегося в кадрах работодателя поверить в вас.

Работа на перспективу — ценная вещь для обеих сторон.Чтобы написать качественное сопроводительное письмо, необходимо подготовиться.

Ссылаясь на опыт своего друга, которому в подготовке сопроводительного письма реально помогло личное интервью, могу посоветовать этот формат.У многих людей есть светлые мысли, но свои очертания и силу они могут приобрести только при произнесении вслух.

Не всем удается в одиночестве, наедине с самим собой, найти нужные слова.С большой долей вероятности вы получите достойный результат, на который обратит внимание работодатель.

И не бойтесь слать письма на свою работу мечты, даже если знаете, что сейчас вакансий нет.

Если вы не будете действовать, шанса выиграть в эту лотерею точно не будет.Фото на обложке и в тексте: Unsplash( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

  • Документы

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам.

Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя.

Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор. Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии.

Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета.

В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть. Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

  1. Обозначении перечня предоставленных бумаг;
  2. Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.
  3. Определении дальнейших действий адресата;
  4. Подтверждении какого-либо события;

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом.

Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие.

Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты.

Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий. Сопровождение уместно при отправке:

  1. Договора на подпись;
  2. Отчетов в контролирующие органы;
  3. Кадровых документов;
  4. Акта сверки;
  5. Документации в налоговую;
  6. Исполнительной документации и др.
  7. Коммерческих приложений;

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

  1. Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
  2. Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
  3. При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора. Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  1. Текст печатают на фирменном бланке компании;
  2. Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  3. Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.
  4. В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  5. В правом углу указывается адресат;

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом.

«Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения.

Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию. Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  1. Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  2. Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.
  3. Подтверждает отправку;
  4. Включает инструкцию по обращению с договорами;

Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности. Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать. Текст можно разделить на 2 части:

  1. Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).
  2. Сообщение об отправке документов;

Послание содержит сведения о получателе и отправителе.

Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам». Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

  1. Подписание;
  2. Ознакомление;
  3. Заполнение.

Название всех документов обозначается в другом разделе.

Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  1. Обеспечить конфиденциальность информации;
  2. Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.
  3. Подписать в установленный срок;
  4. Подтвердить получение письма;

Главная отметка касается наличия приложений.

Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации. Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов.

Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения. Они включают фразу:

«Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок»

, либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения.

В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении. Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует.

Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него.

Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.

1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 24.50 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 27.50 KB Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем. Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица.

Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве. Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера. В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента.

В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста. Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

  1. Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
  2. Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;
  3. Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним.

Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку. На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю.

Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе.

Вам также может понравиться...