Другое

Как шнуровать листы

Как шнуровать листы

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов


» Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров.

Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации. Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно? Содержание В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет.

Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми. и каких видов она может быть?

Узнайте по ссылке. Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать.

А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

  1. Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
  2. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
  3. Инструкции Центрального банка по документоведению
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России?

Ответ содержится

  1. Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
  2. Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
  3. Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.

Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны.

Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.

Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.

Что такое и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

  • Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
  • Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
  • Подбор материалов:
  1. Папиросная бумага 4 на 5 см.
  2. Шило.
  3. Канцелярский клей (или жидкое стекло)
  4. Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
  5. Картон
  • Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
  • Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
  • Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.

На обложке укажите:

  1. Срок хранения.
  2. Название организации
  3. Дата подшивки.
  4. Индекс и название дела.
  5. Какое подразделение (например, бухгалтерия).
  6. Номер тома.
  7. Число подшитых листов

Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше.

Находиться они должны слева на полях, не задевая текст.

Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали. Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся .

Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.

На первый лист положите картонную полоску.

Это предохранит нить от быстрого изнашивания. Прошиваются документы дважды.

При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.

С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол. Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне. Оставьте также не менее семи сантиметров нити.

Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола.

Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху. Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны. После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити. Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей.
Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей.

Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден. Концы нитей должны свободно болтаться. Когда клей просохнет, нужно сделать заверительную надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»

.

и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке. Обычно заверяет документ подписант оригинала.

Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.

Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи). Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте Подпись расшифровывать обязательно.

Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги.

Так же и печать. Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью. Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их. До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит.
До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит.

В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно. Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок: Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей ( Пока оценок нет ) admin/ автор статьи Поделиться:

Как прошить документы нитками уголком

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

  1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
  2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.
  • Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем.

    Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра.

    Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.

  • Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
  • Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям.

    Можно разложить бумаги по алфавиту или странам.

    Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением.

    Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.

  • Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.

Интересное: Как Быстро Снять Арест С КвартирыПравила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов.

Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

  • Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.
  • Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, «Методические рекомендации», в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
  • При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
  • Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы.

    Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».

  • Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
  • До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
  • Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.
  • Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
  • У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны.

    Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой.

    С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».

Интересное: Битум Вред Для ЗдоровьяПосле того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. , в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.

В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.

Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.

Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д.

Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов.

В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

Далее в письме указываются непосредственно требования к сшиву бумажных документов (копий) — нельзя сшивать более 150 листов, проставляется сплошная нумерация листов, начиная с единицы (арабскими цифрами). При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания.

Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!Интересное: Где у страхового полиса номер и серияДля налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше.

Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров.

Расположить их нужно на полях с левой стороны.

Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался.

Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку.

Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

  • На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
  • Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
  • Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.
  • И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
  • Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.

На фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

  1. При сшиве бухгалтерских документов, которые хранятся более 10 лет, нужно сделать 5 отверстий, вместо обычной бумаги для наклейки используется папиросная.
  2. Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте. Концы нити должны быть свободными.

    Затем документ заверяется подписью руководителя и печатью.

В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. 26 Июн 2018 glavurist 912 Источник: https://mainurist.ru/nasledstvo/kak-proshit-dokumenty-v-1-dyrku-na-ugolok24.07.2018Конечно, многие люди задаются вопросом: «Как прошить документы?» Но иные вообще не понимают, зачем это нужно.

А ведь существует немало организаций, где бумаги принимают только правильно прошитыми.

Например, при подаче документов на тендер или в архив. Даже регистрация физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей требует этого.Только уполномоченные сотрудники должны заниматься таким делом, как прошивание документов.

Сначала необходимо сделать три отверстия на левом поле одно над другим при помощи шила. Строго посередине должно находиться центральное отверстие.

В три сантиметра следует оставлять расстояние между центральным проколом и теми, что расположены сверху и снизу.

Главное – чтобы они не мешали читать сам документ.

Дырокол подойдёт для более тонких страниц, шило будет более подходящим для толстых документов. В месте прошивания можно подклеить тонкие полоски картона. Через них провести нить. Нитка длиной до семидесяти сантиметров понадобится для сшивания.Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

  1. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  2. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Читать еще –> Какие документы нужны для субсидииПосле этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито.

Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации.

Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.

  • Пользуются только арабскими цифрами.
  • Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
  • Нумеруются листы, а не страницы.
  • Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
  • Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
  • При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
  • Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
  • Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
  • Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.
  • Сама опись документов не имеет номера.

Читать еще –> Сколько метров от дома территория домаВы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью.

Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол. Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.

Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить. Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы.

Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.Обширная документальная база субъектов предпринимательской деятельности, государственных структур и бюджетных учреждений предполагает обязательное наличие у них достаточных архивных площадей. Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить.

Для формирования тома документов его следует сшить нитками в соответствии с правилами делопроизводства.Сшиванию подлежат следующие документы:

  • По кадровой службе – приказы и штатное расписание.
  • По финансовой службе – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые книги, путевые листы, зарплатные ведомости (за исключением случаев перечисления на банковские карты), акты выполненных работ.

Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует. Отдельными локальными актами государственных учреждений устанавливаются правила прошивки для структур, входящих в их состав.Подобные правила установлены приказом Росархива 23.12.2009 г.

№76, а также российским стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Требования к сшиванию архивных документов могут быть установлены государственными структурами для внутреннего пользования.В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями. Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. штатное расписание.
  2. приказы личного состава,
  3. приказы общего состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  2. путевые листы,
  3. оборотные ведомости по материальным средствам,
  4. накладные,
  5. авансовые отчеты,
  6. кассовую книгу,
  7. счета-фактуры,
  8. акты выполненных работ,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Специальное оборудование.
  2. Нитки;
  3. Степлер;

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.Самым надежным считается подшивание дел нитками.Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию.

Этот процесс включает несколько простых шагов:

  • Пронумеровать том. Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
  • Оформить обложку. Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
  • реквизиты составителя.
  • общее количество документов;
  • Составить опись тома. В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
      наименование организации;
  • срок хранения документов;
  • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
  • дату формирования тома;
  • Скомплектовать архивный том. Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры).

    Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт.

    Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется.Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции. Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  4. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.Источник: https://advokatymurmanska.ru/trud/kak-sshivat-dokumenty.html Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ!

ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!

РубрикиКонтактыг.Москва, Улица Марьинский Парк, дом 21, корпус 27 (495) 834-72-04 © Copyright 2021, Юрист Кривомазов . Все права защищены.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  2. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  3. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

  1. копии уставных документов
  2. документы на тендер
  3. Кадровая документация по итогам текущего года
  4. Документы для налоговой
  5. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  6. документы в различные отделы банка
  7. документы при заключении особо важных соглашений
  8. книги учета прибыли
  9. нотариально удостоверенные копии и переводы
  10. документы для сдачи отчетности в ПФР
  11. при подготовке документации к сдаче в архив
  12. Документация бухгалтерии
  1. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  2. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  3. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  4. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  2. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  1. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  2. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  3. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  4. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

    Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

  1. 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

    Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

    Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  2. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

    Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

  3. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

    Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. печати организации
  2. клея канцелярского
  3. иглы с нитью подходящей толщины
  4. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  5. документов, которые необходимо прошить

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  2. Готовим внутреннюю опись.
  3. Заверяем готовое дело
  4. Сшиваем
  5. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  6. Оформляем сопроводительную надпись.

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. возможна подача документов без заверительной надписи
  2. распределить документы без нумерации
  3. упустить этап систематизации документов

Этап 1:

  1. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.

  2. Сколько делать отверстий?

    Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

    Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

  3. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

    Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

    Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

    Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

  2. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  3. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  4. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
  1. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.

    Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

  2. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

    Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

На что стоит обратить внимание:

  1. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  2. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  3. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  4. граница от края листа составляет 1,5-2 см

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео. Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. Ставим цифры по возрастанию
  2. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  3. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  4. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  5. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  6. Проставляем на листах арабские цифры
  7. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  8. Используем для этого простой карандаш
  9. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  10. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  11. Приложения нумеруем в общем порядке
  1. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  2. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  3. количество листов в одной прошивке — не более 150
  4. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  5. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

    Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

  6. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  1. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
  2. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета.

    Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.

  3. Документы нумеруются.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  1. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
  2. суровая или прошивная нить
  3. банковский шпагат
  4. тонкий длинный шнурок
  5. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)

Процесс прошивки журнал учета:

  1. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  2. указываем дату прошивки
  3. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  4. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  5. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  6. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  7. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  8. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео. Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Вам также может понравиться...