Другое

От скольки листов прошиваются документы

От скольки листов прошиваются документы

Как правильно сшивать документы? советы, видео


Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. кассовая книга;
  2. акты выполненных работ;
  3. счет-фактуры;
  4. отчеты (например, авансовый отчет);
  5. ведомости.
  6. приказы (как общие, так и личные);
  7. штатное расписание;
  1. Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
  2. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  2. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.
Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  2. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  3. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  4. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  • В крайний прокол с тыльной стороны
  • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  • Остается завязать нитку узлом
  • Обрезать лишнюю длину концов нитки
  • Видео — как сшить дело на 4 дырки:
  • Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т.

е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить. Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  2. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  3. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  4. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  5. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  6. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  7. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными. На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью).

Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя).

Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе. Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ. При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить.

Рассмотрим самые распространенные из них:

  1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
  2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов.

В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета: 75 комментариев Добавить комментарий Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: «Как сшивать документы?» Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил.

Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации.

Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить.

Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде.

Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д. Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу.

Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа.

Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке.

Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла.

На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия. Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке.

Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной. Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет).

А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О.

В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О.

ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

  • Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
  • Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
  • Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
  • Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
  • Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
  • Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
  • Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
  • Опись не нумеруется.
  • Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
  • Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
  • Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено.

Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию.

Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка.

Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая. Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой.

А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило.

Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат.

Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы.

Очень длинной ее не делайте, т.

к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить. Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное – 2, а нижнее – 3.

Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие.

Вот как сшивать документы в архив. Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади).

Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги. Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались.

Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная.

Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей). Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность.

Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело.

Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела.

Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой.

Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц.

Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии. Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г.

№ 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде. Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия — это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал.

Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии.

Даже ксерокопии подаются подшитыми.

И не принимаются в ином виде. Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов.

Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого.

Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел.

Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров.

На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия.

Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.

И.О. человека, заверившего документы. Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом.

В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них. Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы.

Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем.

Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной. Источник: https://www.syl.ru/article/228516/new_kak-sshivat-dokumentyi-pravilno-v-deloproizvodstve-v-arhiv-dlya-nalogovoy Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность.

Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации. Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке. Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось.

Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист. К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места. Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать.

А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

  1. Инструкции Центрального банка по документоведению
  2. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
  3. Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.

Как правильно сшивать документы в делопроизводстве?

  1. Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
  2. Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
  3. Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.

Используйте специальный нумератор или черный карандаш.

Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом.

Опись при нумерации за страницу не считается.

Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

  • Подбор материалов:
  • Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
  • Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
  1. Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
  2. Шило.
  3. Картон
  4. Канцелярский клей (или жидкое стекло)
  5. Папиросная бумага 4 на 5 см.
  • Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.
  • Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
  • Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.

На обложке укажите:

  1. Номер тома.
  2. Дата подшивки.
  3. Название организации
  4. Число подшитых листов
  5. Индекс и название дела.
  6. Какое подразделение (например, бухгалтерия).
  7. Срок хранения.

Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут. Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.

На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.

  1. При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.
  2. Прошиваются документы дважды.
  3. С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.

Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне. Оставьте также не менее семи сантиметров нити.

Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху. Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое.

Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.

После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити. Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей.

Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден. Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.

Образец заверительной надписи. Обычно заверяет документ подписант оригинала.

Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.

Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь. Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги.

Так же и печать. Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.

Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их. Как правильно сшивать документы более одного листа?

Смотрите следующий видео-урок: Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/sshivaem-dokumenty-pravilno-7-osnovny.html Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки. Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3. Листы складываются и нумеруются строго согласно описи.

Порядковый номер в описи и листе должны совпадать. Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель.

В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления). Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке. Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4.

Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа.

Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны.

Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию. У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  1. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
  2. книги приказов по иным вопросам организации;
  3. книги приказов по личному составу;

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов. Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой.

Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде. Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию.

Она же поможет пошагово изучить весь процесс. Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть. Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить.

Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».

Они могут иметь разную толщину и размеры. Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку. » _______________________ Иванов И.И.» Единственное место на документах, которое не содержит указание на то где нужно расписаться имеется на оборотной стороне последнего листа Устава.

При его прошивке необходимо поставить подпись ЗАЯВИТЕЛЯ (того лица, которое идёт к нотариусу) в месте прошивки. Все документы, составленные более чем на одном листе (как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО) должны быть прошиты.

Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам (учредителям) на прошивке на обратной стороне документа. Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус.

Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности. То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки. Прошить документ, означает, что необходимо либо просто прошить эти документы (иголкой с ниткой сложенной в несколько раз), либо пробить дыроколом дырочки и пропустив через них шнур (или те же нитки) завязать их на обратной стороне документа двойным узлом.

После этого, необходимо приклеить сверху шнура листок бумаги, написать прошито, пронумеровано, указать количество листов и расписаться на месте прошивки.

Подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего переведения на режим архивного хранения. Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.

  1. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.
  2. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.
  3. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

  • Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
  • Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.
  • Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
  • Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

«На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»

.

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист.

На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке.

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.

) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку.

Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев. К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации.

Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам. Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.

На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится. На наклейке пишется следующее:

«Прошито, пронумеровано {amp}lt;количество листов цифрами{amp}gt;(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

.

Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов. Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками.

Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Кончики нити оставить торчать из-под наклейки. Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции:просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать. Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет.

Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки. Источник: https://express124.ru/sshitt-dogovor-treugolnikom/ Оценка статьи:

(нет голосов)

Загрузка. Поделиться с друзьями:

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

» Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 06.06.2021 Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать. Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с . Нюансы оформления закреплены в .

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены. Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  1. бухгалтерских.
  2. кадровых;
  3. проверочных;
  4. архивных;

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов. Классическая схема прошивки требует инструментов для работы.

Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат.

Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

  • В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  • В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  • В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  • В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа.

Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров). Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  1. Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  2. Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.
  3. Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.

Схема прошивки документов в 3 дырки: Схема прошивки документов в 4 дырки: После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности. Нюансы процесса:

  • При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.
  • При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу.

Для описи нумерация не нужна.

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики. Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ.

Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа. Образец заверения сшитой документации: Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы.

Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое. Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка:

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов»

.

Дата ставится по общим правилам.

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки.

Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа. Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах.

На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Вам также может понравиться...