Другое

Ответственность за ведение делопроизводства в архиве кто может быть

Ответственность за ведение делопроизводства в архиве кто может быть

3.13. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение


3.13. Обязанности сотрудников, ответственных за ведениеделопроизводства и передачу дел на архивное хранение3.13.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭДО, руководством структурного подразделения, в том числе подготовка проектов указаний (резолюций) по их исполнению, и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии) с отметкой «срочно» — немедленно;передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний — исполнителю;учет и регистрация в СЭДО внутренних и исходящих из структурного подразделения документов, подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и их отправка, в том числе и по системе МЭДО, консультирование сотрудников структурного подразделения по использованию электронного согласования документов в СЭДО;контроль прохождения документов в структурном подразделении;организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;контроль за вводом в СЭДО информации о ходе и исполнении документов сотрудниками структурного подразделения;контроль за обеспечением сохранности документов с пометкой «Для служебного пользования»;ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», ведение журнала учета документов с пометкой «Для служебного пользования» и журнала учета электронных носителей информации;составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, и ее хранение;списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения в регистрационной карточке СЭДО;формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел на хранение в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в установленном настоящей Инструкцией порядке;хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;хранение бланков Министерства, ведение журнала учета бланков Министерства, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку;иные функции в соответствии с актами Министерства.3.13.2.

На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.При освобождении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, от замещаемой должности в данном структурном подразделении, а также его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 83).

На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.При освобождении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, от замещаемой должности в данном структурном подразделении, а также его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 83).

Приказ о назначении ответственного за архив

11463 В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено.

Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов).

Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам.

Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема. Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться.

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет. В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность.

Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся). Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов. Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.
Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива. Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  1. В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  2. И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
  3. Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  4. Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника. По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  • В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  • Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  • После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  • Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

» Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫВ большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь.

Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу).

Вот почему требуется второй документ.

Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

  1. Главная Личные настройки
  2. Бесплатная справочная база по кадрам
  3. Большая справочная база по кадрам
  • Справочная база
      Бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • Пошаговые инструкции кадровых операций
  • Образцы документов по кадрам
  • Трудовые книжки
  • Вопросы-ответы и статьи по кадрам
  • Нормативно-правовые акты
  • Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
  • Методические пособия и книги (электронные версии)
  • Самоучитель
  • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
  • Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
  • Таблицы и схемы
  • Информационный стенд отдела кадров
  • Профстандарты и квалификационные справочники
  • Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
  • Производственные календари
  • Обзор последних изменений в ТК РФ
  • Словарь терминов по трудовому праву
  • Журнал
      Вход для подписчиков
  • О журнале «Кадровик-практик»
  • Что входит в ИКС?
  • Подписаться на журнал «Кадровик-практик»+ИКС
  • Содержание справочной базы для подписчиков
  • Переход к журналам «Кадровик-практик» (онлайн-версии)
  • Переход к большой справочной базе по кадрам (для подписчиков)
  • Переход ко всем тестам УЦ
  • Интернет-магазин
      Подписка на журнал «Кадровик-практик»
  • Книги по кадровому делопроизводству (электронные версии)
  • Журналы регистрации, книги учета
  • Книги по программам 1С
  • Книги по кадровому делопроизводству (печатные, на бумаге)
  • Программы, сервисы по 1С (только по предоплате)
  • Отдельные публикации: статьи, образцы документов, пошаговые инструкции (продажа доступа на сайте)
  • Электронная библиотека «Пакет Кадровика» на CD
  • Купить наши товары в регионах (дилеры)
  • Акции сайта
  • Выгодные комплекты
  • Отзывы о наших товарах
  • Оптовикам
  • Готовятся к изданию (книги, которые скоро выйдут)
  • Карта поставок
  • Форумы
  • Рассылки
  • Тесты
  • Контакты
      Наши контакты
  • Написать отзыв или предложение
  • Написать благодарность
  • Написать жалобу
  • Сотрудничество
    1. Главная
    2. Рассылки
    3. Интернет-магазин
    4. Справочная база
    5. Контакты
    6. Журнал
    7. Тесты
    8. Форумы

    Авторизация88 (917) 338-98-99АвторизацияОбновлено!Всё о нерабочих президентских днях 4-7 мая 2021 г.Подборка разъяснений Минтруда, Роструда, наших экспертов.

    Бесплатный доступГлавнаяМатериалы по кадрамОбразцы документов по кадрамАвторизацияКорзинаКорзина0 позиций на сумму 0 руб.

    1. Пошаговые инструкции кадровых операций
    2. Таблицы и схемы
    3. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство
    4. Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
    5. Вопросы-ответы и статьи по кадрам
    6. Обзор последних изменений в ТК РФ
    7. Образцы кадровых документов
    8. Методические пособия и книги (электронные версии)
    9. Информационный стенд отдела кадров
    10. Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
    11. Трудовые книжки
    12. Производственные календари
    13. Задачник для кадровика
    14. Нормативно-правовые акты
    15. Разъяснения Роструда, ГИТ, Пленума ВС РФ
    16. Профстандарты и квалификационные справочники
    17. Бесплатная справочная база по кадрам
    18. Опросы

    12.05.2021Формирование СТД-Р, когда работник был несколько раз принят и уволен у одного работодателя11.05.2021Хотим перевести работника-совместителя с 0,25 ставки на 0,5 (увеличился объем заказов, поэтому можем дать нагрузку побольше).

    Письменного согласия работника достаточно?11.05.2021Работник попросил уволить его менее чем через 2 недели. Работодатель согласился. Вправе ли работник теперь отозвать заявление об увольнении?11.05.2021Перевод внутри сети ресторанов. Отпуск пропадет?Все публикации11.05.2021Статья «УСТАНОВЛЕНИЕ НАДБАВКИ ЗА МАТЕРИАЛЬНУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ» опубликована в справочной базе ИКС, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик»11.05.2021Бесплатный семинар «СЗВ-ТД: новые вопросы кадровой практики»11.05.2021В ТК РФ планируют урегулировать электронный документооборот в сфере трудовых отношенийВсе новости сайта Все новости трудового законодательстваОпрос дняВсе опросы сайтаЗдесь вы можете ознакомиться с приказом о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, соответствующем действующему трудовому законодательству по состоянию на 2021 г.
    Отпуск пропадет?Все публикации11.05.2021Статья

    «УСТАНОВЛЕНИЕ НАДБАВКИ ЗА МАТЕРИАЛЬНУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ»

    опубликована в справочной базе ИКС, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик»11.05.2021Бесплатный семинар «СЗВ-ТД: новые вопросы кадровой практики»11.05.2021В ТК РФ планируют урегулировать электронный документооборот в сфере трудовых отношенийВсе новости сайта Все новости трудового законодательстваОпрос дняВсе опросы сайтаЗдесь вы можете ознакомиться с приказом о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, соответствующем действующему трудовому законодательству по состоянию на 2021 г.

    Примерная форма (бланк, шаблон, образец) приказа, для работы на кадровом участке.Сборник 170 образцов приказов >>

    Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности >>Другие образцы документов для кадровых служб >>Справочная база по кадровому делопроизводству >>Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>Кадровый самоаудитОпросыЗадачникИнформационный стенд отдела кадровФотообоиЛичный кабинетКарта сайтаНаписать отзыв или предложениеО компании

    1. Содержание справочной базы по КД, доступной подписчикам журнала
    2. О журнале «Кадровик-практик»
    3. Подписаться на журнал «Кадровик-Практик»
    4. Что такое ИКС-сервисы, предоставляемые подписчикам журнала?
    5. Отзывы о журнале «Кадровик-практик»
    6. Вход для подписчиков журнала
    7. Переход к справочной онлайн базе по КД (для подписчиков)
    8. Переход к онлайн журналам «Кадровик-практик» (для подписчиков)

    СотрудничествоОтзывы 88 (917) 338-98-99Написать письмо с сайта2021 Все права защищены. © КонсалтинговаяСуществуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений.

    Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д.

    И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника.

    Так приказ будет иметь юридическую силу.Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

    1. С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
    2. Дата подписания.
    3. Город.
    4. С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
    5. Наименование организации, реквизиты.
    1. Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного.

      Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.

    2. Какие именно обязанности возлагаются.
    3. За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.
    4. В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.

    Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

    Унифицированной формы не предусмотрено.

    Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

    • Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
    • Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
    • Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
    • Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
    • Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.
    • Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
    • Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.

    Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения: Наименование организацииПРИКАЗ«__»_____ 20__ г.

    № ___г.___________О назначении ответственного за делопроизводствоВ целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации)ПРИКАЗЫВАЮ:

    • С __ ___________ 20__ г. назначить ответственным за делопроизводство ________ (наименование организации) __________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника).
    • Возложить на ответственного за делопроизводство __________ (наименование организации) следующие обязанности:

    2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов.2.2. Регистрация внутренних документов.2.3.

    Регистрация исходящих документов.2.4.

    Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты.2.5.

    Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю.2.6. Хранение документов.

    • В периоды временного отсутствия _________________ (болезнь, командировка) обязанности ответственного за делопроизводство временно возлагаются на другого работника по указанию руководителя.
    • Специалисту по кадрам _________________подготовить приказ об увеличении объема работы _________________с доплатой согласно п. _ Правил внутреннего трудового распорядка (Положения об оплате труда).
    • Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за _________________.

    Руководитель Подпись Ф.И.О.С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:__________________________________ ___________________________________________________ _________________А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

    Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник.

    Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство.

    Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу.

    Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами.

    Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.Унифицированной формы приказа о назначении ответственного за делопроизводство не существует.

    Организация может использовать формы приказов, утвержденные на внутреннем уровне инструкцией по делопроизводству.

    На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые можно скачать и использовать в работе.

    Приказ может быть оформлен как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать сведения об организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП.

    В самом документе должны иметься следующие структурные элементы:

    • указание на ответственное лицо за ознакомление работника с приказом;
    • заголовок приказа;
    • перечисление обязанностей, возлагаемых приказом;
    • слово «приказываю»;
    • преамбула — то есть формальный повод к составлению приказа («с целью организации делопроизводства, обеспечения учета, хранения документов»);
    • текст приказа, в котором указываются ФИО, должность, место работы работника, назначаемого ответственным лицом;
    • должность, подпись руководителя, ее расшифровка.

    Приказы о назначении ответственных относятся к приказам по основной деятельности предприятия и хранятся постоянно.За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель.

    А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения.

    То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.В 2021 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ.

    В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией.

    Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

    1. для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
    2. для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
    3. для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;

    Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

    Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    10337 Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство.

    Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

    1. Проверено экспертом
    2. Бесплатная загрузка
    3. Бланк и образец
    4. Онлайн просмотр

    ФАЙЛЫ В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

    Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

    Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением. Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

    В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

    Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д.

    И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника.

    Так приказ будет иметь юридическую силу.

    Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

    Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

    1. С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
    2. С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
    3. Дата подписания.
    4. Наименование организации, реквизиты.
    5. Город.
    1. За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.
    2. Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
    3. В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации.

      Указывать сумму в тексте нежелательно.

    4. Какие именно обязанности возлагаются.

    Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации.

    А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

    Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность.

    В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник.

    Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения). К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

    В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство.

    Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу.

    Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

    Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

    За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель.

    А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель.

    Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота. В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ.

    В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо».

    Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

    Вам также может понравиться...