Другое

Размеры для прошивки документов

Размеры для прошивки документов

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция


Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. архивные;
  3. кадровые;
  4. бухгалтерские;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  3. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.

2. Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  2. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  3. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  4. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  5. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  6. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  7. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

4.

Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. организацию и название документа;
  2. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  3. дату подшивки и срок хранения;
  4. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  1. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  2. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  3. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
  4. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. заверительный лист;
  2. обложку;
  3. ножницы и клей;
  4. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  5. дырокол (при необходимости).

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4.
Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5.

Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7.

На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание!

Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8. Ставим печать и подпись.Важно!

Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.

Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий.

Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

» Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 06.06.2021 Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с .

Нюансы оформления закреплены в .

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены. Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  1. архивных;
  2. кадровых;
  3. бухгалтерских.
  4. проверочных;

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат.

Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими. Самые распространенные способы подшивки:

  • В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  • В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.
  • В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  • В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа.

Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров). Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  1. Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  2. Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
  3. Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки: Схема прошивки документов в 4 дырки: После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать. Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности. Нюансы процесса:

  • При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
  • При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов.

Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см).

На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки. Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики. Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ.

Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке. В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись.

Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа. Образец заверения сшитой документации: Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы.

Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей. Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно. В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.
В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов. Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка:

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов»

.

Дата ставится по общим правилам.

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел. Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой. Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

» Автор Софья На чтение 9 мин. Опубликовано 14.03.2021Кажется, что тут такого – сшить документы?

Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать!

Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  • Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  • Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.
  • Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
  • Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов.

Но есть общие правила:

  • Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  • Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  • Один том может содержать до 150-250 листов.
  • Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  • Шов всегда проходит по левой стороне.
  • Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  • Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  • Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  • Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.Способ прошивки зависит от места предоставления.

Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет.

Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку.

Ее продырявливают у корешка (переплета).

После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени.

Пошаговая инструкция:

  • Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
  • Проделываем первую дырку.
  • Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
  • Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
  • В результате оба конца нити должны встретиться.
  • Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.
  • Берем пронумерованную стопку документов.
  • Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
  • Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
  • Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:Как сшить диплом в 3 дырки:На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.Как сшить документацию правильно:

  • Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
  • Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
  • Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
  • Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
  • Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.

Схема:Видео:В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив.

Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

  • Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
  • Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.
  • Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
  • Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
  • Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.Документы сшивают согласно следующей схеме:

  • Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
  • Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
  • Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
  • Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
  • Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.
  • Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы.

Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

  1. В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
  2. Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
  3. В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
  4. Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный.

Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:Популярные модели сшивателей для документов:

  1. Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  2. Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
  3. Устройство P-600p (30 000 руб.).

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью.

Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы.

Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  • Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).
  • Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
  • Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
  • Дождаться высыхания клея.
  • Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?Да.

Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета.

Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза.

По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту).

Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.Какие документы сшивать обязательно?Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли.

Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов.

Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут.

Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

»

  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/, а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/, ныне утративший силу.

Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/, где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.Но все ли так просто? Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах. Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. бухгалтерские;
  2. кадровые;
  3. на проверку.
  4. архивные;

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика.

ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  3. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2.

Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см.

К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3. Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  2. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  3. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  4. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  5. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  6. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  7. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.

4.

Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. организацию и название документа;
  2. дату подшивки и срок хранения;
  3. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  4. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);

Обратите внимание!Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.

Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново.

Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор.

К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  1. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  2. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  3. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  4. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы.

Существует несколько способов:

  1. в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
  2. лично, представителем;
  3. заказным письмом;

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления.

Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.Заверенные копии сшивают определенным образом.

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

Обратите внимание!Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2.

Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание!Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8. Ставим печать и подпись.Важно!Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле.

Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов.

Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.Вам это будет интересно Переделка юбки на платье и наоборот: шитье самостоятельно

Мощный дыроколЗаверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени.

Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Сшивание документов — один из этапов организации порядкаПеред сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  • подпись делопроизводителя.
  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  • количество листов прописью и цифрами;
  • небольшую аннотацию;

Составление документа будет поэтапное:

  1. Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
  2. Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой.

    Создают обложку и номеруют все листы.

  3. Сшивание.

    Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.Содержание заверительной надписи на сшиве многостраничного оригинала четко не регламентировано, мы тут скорее следуем сложившейся практике.

Заверительная надпись на сшиве обычно включает в себя:

  1. печать организации (здесь и далее – при ее наличии).
  2. указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
  3. должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);

Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично1.

Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве.

Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями.

В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:Пример 3.

Какое число листов указывать в надписи на сшивеДопустим:

  1. основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
  2. приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
  3. но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.

Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор

Пример 5.

Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Рекомендуем прочесть: Льготы ветеранам труда на проезд в поездах дальнего следованияПо ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен.

Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/, поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет».

Вам также может понравиться...