Другое

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности


» Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать.

С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов. Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов.

Он призван облегчить выполнение таких задач:

  1. поиск акта в регистре по номеру и дате издания.
  2. контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  3. учет изданных документов;

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства.

Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  • по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  • кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу. Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4.

Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний. На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф.

И. О. ответственного. На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф.

И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные. ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив. Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив.

Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  1. номер и дата издания приказа;
  2. краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  3. порядковый номер позиции;
  4. Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  5. отметка об исполнении и передаче в архив.
  6. подпись об ознакомлении;
  7. тип распоряжения: , , отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  8. основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;

Приведенный перечень ориентировочный.

Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально. Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия. Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов.

Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет. По истечении срока хранения регистр уничтожают. Скачать образцы заполнения журнала приказов: и .

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию. В связи с этим применяется 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся сведения При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет.

Оно позволяет вернуть часть потраченных Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам. При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

» Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятияКадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций.

То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.

До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существованияЖурнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналамиСотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы.

К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.

Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.

Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.

Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.

В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю.

Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

После того как новый журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью, заполняется лицевая сторона. О том, как правильно прошить журнал, у нас есть отдельная статья: Как прошивать документы нитками.

На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме.

Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги.

В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания.

На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений.

Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.

Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации.

Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства.

В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно.

Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.Важно!При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.

Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом. На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение. По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.Удалять или подчищать записи не разрешается.

По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.Удалять или подчищать записи не разрешается. Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку.

В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание».

В таком случае исправление заносится именно в нее.Пример правильного заполнения:

Дополнительная информация. Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу. При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей.

Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги.Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде.

Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.
Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.

И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.Алгоритм нумерации приказов не регламентирован. Его разработка ложится на плечи организации.

Каждая по-своему подходит к процессу. Общее заключается в разделении видов приказов и начале отсчета с нового календарного периода.Нумерация не только упорядочивает регистрацию распоряжений, но и позволяет быстро отыскать нужное.Гиганты бизнеса самостоятельно разрабатывают нумерологическую систему, фиксируя ее локальном акте. Для нее характерны сложносоставные номера с индексами после разделительной черты или дефиса (№ 238/о или № 698-у).

Встречаются и другие варианты. Значение каждого из них должно расшифровываться в отдельной инструкции или локальном акте.Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном видеГлавные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  1. грамотное построение делопроизводства;
  2. надежное сохранение документов предприятия.
  3. ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации.

Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами.

Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  • инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  • номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия.

На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала.

Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании.

Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено {amp}gt; 8000 книгВ августе 2020 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  1. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
  2. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
  3. 08.17 – о создании новой линейки продукции;

№ п/пДата документаНомер документаСодержание документаОтветственные за исполнениеК ознакомлению4803.08.1784-ОДО выпуске новой линейки продукцииНачальник производственного отдела Лубяной Н.С.Сотрудники производственного отдела и департамента продаж4912.08.1785-ЛСО внесении изменений в штатное расписаниеНачальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.Все сотрудники5022.08.1786-АХДОб организационных работах, связанных с переездом в новый офис.Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.Сотрудники хозяйственного отделаПриказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления.Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации.В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета).На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.
Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации.В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета).На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах.Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.Внимание Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.В частности:

  1. Ф.И.О.сотрудника;
  2. № п/п (номер записи),
  3. дата распоряжения;
  4. номер приказа;
  5. вид распоряжения, краткое его содержание;
  6. табельный номер;
  7. основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

  1. отметка о направлении в дело;
  2. кем подписан приказ,
  3. должность, Ф.И.О.
  4. куда передано распоряжение;
  5. кто исполнитель распоряжения;
  6. расписка в получении (подпись, дата);

В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  1. названия документа;
  2. даты начала и окончания ведения Журнала;
  3. наименования предприятия;
  4. ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.Порядок внесения данных в Журнал приказов Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала.Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства.

Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства.Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные.Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте.Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2020 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу.

Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.Если срок хранения документа длительныйЕго нужно регистрироватьЕсли на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персоналаОн также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать.

Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы.

Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.Документ ведется такими лицами:

  1. делопроизводителями;
  2. сотрудником отдела кадров;
  3. менеджером по персоналу;
  4. руководителем.
  5. секретарем

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился.

На обложках пишут название и индекс.Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  1. печать.
  2. количество страниц;
  3. подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.Проверяется:

  1. есть ли заголовок и текст, подпись;
  2. есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  3. есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
  4. есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.Обычно он содержит:

  1. титульный лист;
  2. раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.
  3. раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;

На титульной странице пишут:

  1. дату, когда заполнение прекращается.
  2. дату, с которой начали вести журнал;
  3. название документы;
  4. название компании;

Ответственность за ведение журнала несет определенный работникОсновная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора.

Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  1. Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
  2. Приказы по работе администрации.
  3. Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  4. Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя.

Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнениеКак было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать.

Например:

  1. сотрудник,
  2. дата приказа,
  3. номер распоряжения,
  4. табельный номер,
  5. основание распоряжения.
  6. основное содержание приказа,
  7. порядковый номер,

Примерные резервные колонки:

  • расписка о получении, дата,
  • отметка о направлении в дело, и так далее.
  • куда передали приказ,
  • кто исполняет приказ,
  • кто подписал приказ,

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую о.

После этого вносится новая запись.№ п/пДатаНомер приказаРазновидность приказаСотрудникТабельный номер приказаОснование1003.05.201420-лсПеревод на другую должностьИванов Иван Иванович28394Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.20121013.05.201421-лсПрием на работуОрлова Ольга Павловна30492Заявление1023.05.201422-лсПрием на работуАнтонов Петр Николаевич67540Заявление Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  1. о длительных командировках.
  2. о дежурстве;
  3. о повышении квалификации;
  4. о приеме на работу;
  5. о переводе;
  6. о поощрении персонала;
  7. о смене фамилии сотрудника;
  8. об оплате труда;
  9. о совмещении профессий;
  10. об отпусках
  11. об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  • о дежурствах,
  • о дисциплинарных взысканиях
  • об учебных и очередных отпусках,
  • о непродолжительных командировках,

( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Юр-платформа

Срок хранения приказов по основной деятельности

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Между тем суды Российской Федерации, являясь источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации, испытывают потребность в регулировании отношений с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе в установлении нормативных правовых основ такой деятельности. Только за истекший 2018 г. судами Российской Федерации по первой инстанции было рассмотрено около 35 млн судебных дел, некоторая часть из которых получила статус дел постоянного хранения и получила статус единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации.

В этой связи следует уточнить, что по истечении 15-летнего срока хранения в суде дела постоянного срока хранения передаются в установленном порядке в государственные и муниципальные архивы . Кроме этого, итоговые решения по всем без исключения судебным делам временного хранения, с последующими постановлениями вышестоящих судебных инстанций, по истечении установленных для них сроков хранения, в ходе процесса выделения к уничтожению также будут сформированы в наряды постоянного срока хранения.

К тому же часть организационно-распорядительной и управленческой документации суда, традиционно относимая к общему документообороту, также имеет постоянные сроки хранения (приказы, распоряжения председателей судов по основной деятельности, штатные расписания судов, годовые планы, годовые статистические отчеты и т.д.). Представляется, что для государства, в котором проживают более 146 млн граждан, миллионы единиц хранения, ежегодно образующихся в деятельности судов, являются существенной предпосылкой для конкретизации порядка работы с ними в тексте закона и в первую очередь для выработки принципов архивного дела в судах.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Так ли важно различать эти объекты и закреплять эти различия в понятийном аппарате?

Безусловно, важно. Достаточно привести простой пример.

Есть примеры организаций, в том числе органов власти, в которых внедрение электронного документооборота сопровождается отказом от создания документов на бумажном носителе без учета срока хранения этих документов.

При этом внедряется технология, при которой приказы по основной деятельности (срок хранения «постоянно», являются документами Архивного фонда Российской Федерации) создаются в виде электронных документов, включая подписание их электронной подписью руководителя, после чего служба делопроизводства распечатывает эти приказы в формате PDF или ином графическом формате с визуализированной электронной подписью и помещает на хранение в дело.

При этом предполагается, что на хранение в государственный архив будут поступать именно документы на бумажном носителе.

Таких примеров немного, но они есть.

Вам также может понравиться...