Другое

Виды служебных записок

Виды служебных записок

Служебная записка от работника: цели и образец


Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  1. внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  2. уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  3. побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. о запросе информации;
  2. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  3. о направлении в служебную поездку или командировку;
  4. о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.

Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. вносится дата его составления и номер;
  2. далее указывается наименование документа;
  3. описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения.», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  4. ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
  5. бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию.

После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично. На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде.

В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь. Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников.

В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ.

Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.

В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании. Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная.
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная.

В ней указываются причины. Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды.

В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.

Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании. : Теги:

Чем отличается служебная записка от докладной записки

» По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк.

В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной запискиПод служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  • руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.
  • руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  • составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким.

Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения.

Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской.

Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении.

Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр.

Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример Существуют правила написания документов, регламентирующих деятельность работодатель-работник.

Именно поэтому, необходимо знать, чем отличается служебная записка от докладной, в каких случаях они пишутся.Не всегда устное обращение позволяет решить вопрос.

Поэтому необходимо знать, правила письменного обращения с просьбой, предложением к начальству.Служебная записка — внутренняя, внешняя — зависит от адресата, функций, несущих на себе. Адресовывается вышестоящему начальнику.Может содержаться просьба, замечание или предложение.Классификация:

  1. объяснительная;
  2. аналитическая.
  3. докладная;
  4. пояснительная;

Написанная бумага не только оговаривает суть проблемы, но и указанное подробное описание, пути решения.Суть написания заключается — сообщение вышестоящему руководящему составу о возникших ситуациях.Четких требований к ее написанию нет, составляется документ в произвольной форме.

В шапке требуется указать адресата, к которому она должна будет попасть.задача — изложить, все, что волнует, не устраивает, дать варианты решения. Для уверенности, что документ будет получен начальствующим составом, лучше составить в двух экземплярах.Передавая записку, на копии прописывается дата, время приема, личные данные и роспись.

Кроме того, ставится печать компании.

Копия сохраняется, пока не будет решен вопрос полностью.Бывает ситуация, когда это единственное средство общения между отдаленными подразделениями.

Тогда прописываются адреса стороны, написавшей его и получателя. При написании используется формат А4.Наиболее популярный вид, адресованный главному бухгалтеру, директору, вышестоящему руководству. Имеет юридическую силу, всегда направляется только вышестоящему управляющему. Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации.
Главной задачей является — информирование руководящего состава о сложившейся ситуации.

Возможно указание на возможность решения проблемы.Пишется любым сотрудником организации. Могут быть отчетными, информационными, внештатными.Функции:

  1. при конфликтной ситуации изложение своей позиции;
  2. донесение до руководящего состава мнения коллектива;
  3. предложение по улучшению производственной деятельности;
  4. отчет о ходе выполненной работы;
  5. информирование руководства о нарушении трудовой дисциплины.
  6. урегулирование проблемы;

Пишется в любом случае, когда требуется реакция руководства и его вмешательства в работу организации изнутри.Несмотря на всю схожесть, стоит сказать о том, что есть и отличия:СлужебнаяДокладнаяМожет быть написана на имя любого сотрудникаАдресована только вышестоящему начальствуВнутренний вариантВнешний, используется для переписки между юридическими лицами разных компанийНе имеет юридической силыИмеет юридическую силуСоставляется на обычном листке бумагиИспользуется фирменный бланк, регистрационный номер и обязательные элементы официальной перепискиПри составлении одного и другого пояснения, можно писать все самостоятельно, без использования подсказок.

Лучше, воспользоваться образцами, чтобы она была принята, зарегистрирована как входящая документация.Рекомендуем прочитать: чем отличается средне специальное образование от средне профессионального – какие учебные заведения дают?Положение и регламент: что это такое простыми словами, определение, в чем разница? Смотрите информацию здесь.Чем отличается импорт и экспорт и что это такое – https://gderaznica.ru/social/import-i-eksport.htmlОбразцы можно скачать, перейдя по ссылке:докладной о нарушении трудовой дисциплины.docСкачать пустой бланк служебной записки.doc Независимо, что пишется, юридически это должно быть оформлено правильно.Смотрите видео, в чем разница между докладной и служебной запиской:Источник: https://gderaznica.ru/social/dokladnaya-i-sluzhebnaya-zapiska.htmlСтруктура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  1. Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  2. Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).
  3. «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале.

Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия.

В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.Доведение важных данных до сведения вышестоящего руководства осуществляется посредством письменных сообщений.

Наиболее распространены в ежедневном документообороте предприятия докладные и служебные записки.Это очень удобный способ коммуникаций, который позволяет максимально кратко и емко обозначить возникшую проблему и тем самым побудить руководство к какому-то действию.Несмотря на определенное сходство в структуре и фактическом содержании, некоторое отличие докладной от служебной записки все же имеется.Данный документ может быть как внутрикорпоративным, так и внешним. Внешние докладные записки являются способом коммуникации руководителей разных производств. Внутрикорпоративные докладные адресуются непосредственно тому человеку, который в иерархическом плане имеет отношение к автору записки.Внешняя докладная приобретает юридическую силу только в том случае, если она подписана руководителем производства.

Внутренние докладные подписываются только автором записки.Цель любой докладной — сообщение должностному лицу о произошедших ситуациях на предприятии.Кроме того, в докладной записке может содержаться предложение по урегулированию того обстоятельства, о котором в ней говорилось. В своем большинстве докладные бывают информативными и отчетными.А докладная-жалоба подается в связи с каким-либо нарушением трудовой дисциплины или откровенно провокационными действиями по отношению к кому-то из персонала или непосредственно составителю.Являясь первичным документом, докладная записка должна обязательно регистрироваться в канцелярии, если она направляется непосредственно руководителю компании.

Итогом докладной должно стать ответное действие руководства по поводу изложенных фактов.Поэтому обычной практикой во внутреннем документообороте является наложение руководителем резолюции на докладную с указанием конкретных дальнейших действий.По итогам может проводиться:

  1. собрание коллектива;
  2. собрание профсоюза.
  3. служебное расследование;

Чаще всего по итогам докладной составляется приказ по предприятию. Поскольку не существует единой формы докладной (существует только понятие такого документа в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), код 0286041, он часто пишется на официальном корпоративном бланке.

Но не будет нарушением, если руководителю подается докладная записка, написанная на листке.Главное, чтобы структурно она включала в себя:

  1. наименование документа;
  2. дополнительный блок, содержащий предложения, советы и рекомендации, способствующие урегулированию конфликта;
  3. заголовок;
  4. дата;
  5. подпись автора.
  6. подзаголовок, в котором содержался бы краткий анонс нижеизложенного текста (в этом разделе обычно используют шаблоны: «О…», «Касательно…», «Относительно…»);
  7. основной блок с перечислением знаковых фактов;
  8. личные данные адресата и автора документа;

Достаточно часто докладная имеет дополнительный блок. Он называется Приложением. В этом случае обязательно указать источник, откуда конкретно взялся дополнительный документ.Ответ на вопрос, чем отличается служебная записка от докладной записки, заключается в следующем:

  1. для составления докладной на практике используется фирменный бланк, в то время как для служебной записки – обычный лист А4.
  2. докладная записка как вид документации установлена в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), служебная записка не устанавливается никаким нормативным актом.

Так же, как и в докладных, в служебных записках отражаются зопределённые ситуации на производстве.

Здесь же могут содержаться рекомендации и советы по поводу того, как оптимизировать ситуацию, изложенную в записке.По сложившейся традиции содержание служебной записки является обязательным для того служебного лица, которому она адресуется. Несмотря на то, что не предполагается наложение какого-либо наказания за неисполнение распоряжений, отраженных в служебной записке, они, как правило, рассматриваются как конкретное руководство действию.Служебная записка имеет более практическое значение, чем докладная – она побуждает к определенному действию.

Чаще всего она поднимает чисто производственные, технические вопросы.Отличие служебной записки от докладной также состоит в том, что первая практически никогда не бывает внешней. Для того чтобы связаться с коллегами, партнерами из другой компании, чаще используются уведомления или письма.В структурном отношении записки практически не отличаются друг от друга.

Они также должны иметь шапку с указанием, кто и к кому обращается, основной блок с изложением фактических событий и рекомендации по устранению обозначенной проблемы.Внутри предприятия или учреждения используются также объяснительные записки. Главное, чем объяснительная записка отличается докладной, состоит в том, что она всегда адресуется вышестоящему должностному лицу.Например, мастер смены может потребовать объяснения в письменном виде за:

  1. прогул;
  2. порчу имущества или оборудования;
  3. срыв поставок готовой продукции или сырья.
  4. какое-то дисциплинарное нарушение;
  5. невыполнения нормативов по смене;
  6. выход на работу в нетрезвом состоянии;

Объяснительная записка в полной мере отвечает своему названию. В документе должно содержаться объяснение каким-либо фактам на производстве.

Данный документ всегда адресован вышестоящему должностному лицу.Как правило, объяснительная требуется для того, чтобы начальник структурного подразделения мог принять объективное решение относительно проступка работника. Поэтому в ней следует обстоятельно изложить все причины и обстоятельства проступка. Объяснительная помогает выявить степень вины сотрудника.В зависимости от фактического содержания объяснительная может отражать какую-либо штатную ситуацию в коллективе или общепроизводственные положения.

Они, например, могут быть связаны с выполнением или невыполнением работ на объекте. В отдельных случаях объяснительную записку может писать не только конкретное должностное лицо, но и коллектив структурного подразделения.Чем отличается докладная от объяснительной? Тем, что суть объяснительной заключается в объяснении совершённого поступка без предоставления требований и предложений.
Тем, что суть объяснительной заключается в объяснении совершённого поступка без предоставления требований и предложений.

В связи с этим, объяснительная записка зачастую не содержит личных выводов заявителя, и лишь констатирует определённые факты.

Поскольку законодательно форма написания объяснительной не закреплена, она всегда составляется в произвольном виде на отдельном листе. (8 голос., 4,30 из 5) Загрузка…Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/chem-otlichaetsya-sluzhebnaya-zapiska-ot-dokladnoj-zapiski.htmlДокладная записка по своей структуре похожа на служебную.

Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения.

В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка.
Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  1. Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  2. Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  3. Документ составляется на фирменном бланке организации.
  4. Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  5. Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  • Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению).

    На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

  • Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно.

Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов.

Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

  1. Должность автора, его ФИО.
  2. ФИО адресата.
  3. Подпись.
  4. Описание сложившейся ситуации.
  5. Тему записки.
  6. Полное название документа, номер записки и дату написания.

Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов.

Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

Печать на служебной записке не ставится.Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.Существуют следующие виды служебных записок:

  1. на премирование работника;
  2. на повышение оклада;
  3. о невыполнении должностных обязанностей;
  4. о выделении денежных средств итд.

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт.

Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  • Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  • Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.
  • Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  • Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).

РазноеКомментироватьСлужебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной.

Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале.

Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  1. краткое содержание полученной записки.
  2. номер и дату каждой служебной записки;
  3. личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет.

После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу. Копии служебных записок хранятся «до минования надобности».( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

Инструкция: составляем служебную записку

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений.

Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы. 24 сентября 2020 Автор: В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов.

Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.

Они бывают:

  • Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  • Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
  • Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых , нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка. Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации.

Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля. В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:

«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

. Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий.

При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом. Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  • Сотрудник создает служебку.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям». Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  • Аллюрова А.А., 10-А класс.
  • Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  • Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды П.П.

Петров Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2020 г. Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям.

Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь. При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды П.П. Петров Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.

В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из с изменениями от 16.02.2016. Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др.

Срок хранения их в архиве — 5 лет. Об авторе статьи Новик Татьяна Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Служебная записка на повышение зарплаты — это письменное обращения к работодателю с просьбой увеличить текущий размер оплаты труда. Составить его может как сам работник, так и его непосредственный руководитель.

8 октября 2020 Ведомость начисления зарплаты — это специальная форма, в которой отражается информация о суммах начисленной заработной платы и иных вознаграждений за труд сотрудников организации.

Бюджетники обязаны применять унифицированные бланки. 14 октября 2020 Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ.

Актуальные примеры можно скачать бесплатно. 7 сентября 2020 Журнал учета и проверки электрооборудования — это вид технических документов, которые должны оформлять все организации, имеющие на балансе электрооборудование с напряжением от 1 до 220 тысяч вольт. 16 октября 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями.

Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные.

Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  1. Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  2. Согласование с сотрудниками или руководителями.
  3. Формирование инструкций.
  4. Согласование предстоящей работы.
  5. Запрос необходимых сведений.
  6. Объяснение той или иной вещи.
  7. Поиск пути решений проблемы.
  8. Извещение о чем-либо.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения.

Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом.

К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству. Основное отличие докладных записок – их получатель.

Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы.

Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП. Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  1. Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  2. Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
  3. Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.

также могут быть внешними и внутренними.

Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  1. Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  2. Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  3. Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  4. ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления. Служебные и докладные записки очень похожи между собой.

Однако нужно учитывать и их различия:

  1. СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  2. Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  3. СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
  4. СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

  1. Факт правонарушения.
  2. Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Внештатная ситуация на производстве.
  3. Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка.

Она служит дополнением к основному документу.

Вам также может понравиться...